عامل یکی از دلایل اصلی شکست خوردن پیادهسازیهای اودو جمله زیر است:
خب، خودمون یکم اودو رو یادگرفتیم رابط کاربریش هم که راحته، خودمون پیادهسازیش کنیم! پول الکی به مشاور ندیم!!
با رشد اکوسیستم کسبوکار و بلوغ سازمانی در ایران، روز به روز تعداد کمتری از صاحبان کسبوکار به این جمله یا جملههای مشابه فکر میکنند. با این وجود همچنان این ایده وجود دارد که خود سازمان از صفر راه رفته مشاوران را از نو برود به امید صرفهجویی نهایی در هزینهها.
در این مقاله بررسی میکنیم که چرا این صرفهجویی ظاهری در هزینهها در نهایت منجر به شکست پروژه و هزینه بیشتر خواهد شد.
زمان شما بسیار با ارزشتر از آزمونوخطاست
هزینه زمان از دست رفته
آیا تا به حال فکر کردهاید که هزینه هر ساعت از زمان شما چقدر است؟
درآمد ماهیانه کسبوکار خود را به تعداد ساعاتی که در اختیار دارید تقسیم کنید، عدد بدست آمده تخمین میزند هر ساعتی که به وقت شما اضافه شود معادل چقدر درآمد بیشتر است. با دانستن این عدد متوجه میشوید که ساعاتی که برای پیش بردن شخصی استقرار اودو در مجموعه خود صرف میکنید در مجموع برای شما بسیار پرهزینهتر از به همراه داشتن یک گروه مشاور پیادهسازی خواهد شد.
ارزش خدمات مشاورهای ثابت شده است
ارزش استفاده از خدمات شرکتهای مشاورهای در غرب به خوبی درک شده است. غولهای مشاوره سازمانی مانند McKinsey & Company و Boston Consulting Group از دل همین احساس نیاز شکوفا شدهاند. بیزینسمنها و مدیران سازمانها به خوبی به تجربه فهمیدهاند که ارزش هزینههای چند صد دلاری برای هر ساعت مشاوره خیلی بیشتر از هزینههای پنهان عدم حضور آنهاست.
عدم آمادگی برای چالشهای مسیر پیادهسازی
مجموعهها ذهنیتی در مورد چالشهای متداول پیادهسازی یک ERP ندارند. هر مرحله از مسیر پیادهسازی چالشها و نگرانیهای خاص خود را دارد که در صورت بی اطلاعی هر کدام به تنهایی پتانسیل ریسک شکست پروژه را در خود دارند. مانند زمانی که پس از مشقت فراوان مدیر مالی و کارشناسان حسابداری در خودآموزی و پیادهسازی ماژول حسابداری به علت نداشتن سازوکار مناسب برای ارسال گزارشات مالی و مالیاتی مانند ثبت فاکتور در سامانه مودیان، از لحاظ حقوقی و قانونی دیگر ماژول حسابداری قابل استفاده نخواهد بود و تمامی تلاشهای سازمان بینتیجه خواهد ماند.
تنظیمات اشتباه = قفل شدن سیستم در آینده
سیستم های ERP به علت مزیت یکپارچگی درونیای که دارند در دل خود شبکهای بزرگ از موضوعات بهم متصل دارند که در ماژولهای مختلف پخش شدهاند. همچنین اکثر تنظیمات و کانفیگها بعد از شروع به کار واحدها قابل تغییر و برگشت نیستند، در نتیجه کوچکترین تنظیمات اشتباهی میتواند به سادگی کل سیستم را فلج کند تا حدی که راهی جز تنظیم صحیح دوباره و شروع به کار از اول با دادههای جدید باقی نماند.
از دست دادن قابلیتها
ERP ها بهخصوص Odoo سیستمهای بسیار گستردهای هستند با بیش از 60 ماژول استاندارد و هزاران ماژول تخصصی، در صورت نبود مشاور در یک پروژه پیادهسازی ممکن است سازمان بدون اطلاع از آماده بودن راهکاری که نیاز دارند، صدها ساعت هزینه توسعه و شخصیسازی کنند و در نهایت بعد از به نتیجه نرسیدن متوجه شوند که نیازی که شناسایی کرده بودند ماژول آمادهای داشته است که آنها از آن بی خبر بودهاند.
سوختن فرصت شناسایی و بهبود فرآیندها
در طی فرآیند فازبندی شده استقرار، در کنار پیادهسازی سیستم در فاز تحلیل گپ یا Gap Analysis در خیلی از کسبوکارها برای اولین بار فرآیندهای کاری بررسی و تحلیل میشوند و فرصت بهبود نحوه انجام کارهای روزانه جدای از بودن یا نبودن یک ERP وجود دارد.
به طور مثال ممکن است شلوغی بیش از حد سالن انتظار یک کلینیک آنها را مجبور کرده باشد که مطب بزرگتری اجاره کنند و همچنان شلوغی و انتظار بیش از حد رضایت مشتریان را پایین نگه داشته باشد. بعد از انجام مرحله تحلیل گپ متوجه شویم که مشکل از زمانبندی دعوت مراجعین بوده است و با یک تغییر کوچک مانند دعوت بیماران یک ساعت زودتر از نوبتشان به جای 3 ساعت زودتر، بدون نیاز به مطب بزرگتر مشکل به کلی حل شود.
مقاومت کاربران و شکست در پذیرش سیستم
به یاد داشته باشیم در نهایت این کاربران سیستم هستند که باید با سیستم ERP کار کنند. موفقیت یا شکست پروژه در گرو همکاری یا عدم همکاری آنها است. در زمینه نرمافزارهای سازمانی مهمترین موضوع برای نیروها پاداش یا دیگر مشوقهای مالی پایان پروژه نیست، بلکه راحتتر یا سختتر شدن فرآیندهای کاریشان است.
اگر سازمانی تصمیم بگیرد تا خود پیادهسازی را انجام دهد. نیروهای مجموعه مجبور میشوند تا خودشان با آزمون و خطا و زمان بسیار فرآیندهای خود را یاد بگیرند، و درنهایت بعد از یادگیری نصفه و نیمه با یک تنظیم و کانفیگ اشتباه، سردرگمی و مشکلات کاربران را از سیستم زده میکند و دیگر تمایلی برای کار با نرمافزار جدید نخواهند داشت.
با ایجاد بدبینی بین کارمندان نسبت به راهکارهای جدید سازمانی حتی اگر بعد از مدتی کار به متخصیص این حوزه سپرده شود، استقرار با مقاومت و عدم همراهی نیروها مواجه خواهد شد.
جمع بندی
پیاده سازی اودو Odoo بدون مشاور شاید در نگاه اول صرفهجویی و تصمیم مالی خوبی باشد، اما تجربه پروژههای واقعی نشان داده است که این مسیر بدون مشاور منجر به نتیجه یکسانی خواهد شد. آزمونوخطاهای طولانی، تصمیمهای بدون برگشت اشتباه در تنظیمات اولیه، از دست رفتن فرصتهای بهبود و از بین رفتن اشتیاق و اعتماد نفرات به سیستم.
اودو ابزاری قدرتمند است، اما قدرت آن تنها زمانی به مزیت تبدیل میشود که بر اساس نیاز واقعی کسبوکار، بهدرستی طراحی و پیادهسازی شود. ERP ها نرمافزار نیستند که کدشان را بخریم و با کمی سرچ در گوگل یادش بگریم، ERP یک راهکار سازمانی است که نرمافزار آن تنها جلوه ارتباط کاربر با سیستم چیده شده است.
در نهایت، موفقیت در استقرار اودو بیش از آنکه به خود سیستم وابسته باشد، به نحوه طراحی، تحلیل و اجرای آن در بستر واقعی هر سازمان برمیگردد، مسیری که اگر درست طی شود، میتواند نقطه شروع تحول دیجیتال مجموعه شما باشد.